Философы говорят, что время - это не материя и не четвертое измерение. Время - это количество действий. Чем больше хаотичных действий человек совершает, тем больше времени проходит. «Не суетитесь, будьте последовательны - и время у вас будет даже оставаться», - советуют специалисты.
Есть большое количество подходов к тайм-менеджменту, планированию времени, управлению временем - как ни назови. В их основе лежат соответствующие принципы. Рассматривать все способы управления временем бесполезно и невозможно. Но на принципах стоит остановиться.
Принцип важности и срочности
Методы планирования времени, основанные на этом принципе, заключаются в том, что все дела делятся на группы в зависимости от их важности и срочности. Условно их можно вписать в 4 квадранта системы координат, где по одной оси, например по горизонтали, задана важность, а по вертикали - срочность.
В идеале все выглядит так: первоочередными оказываются по смыслу важные дела, которые нужно сделать срочно. Это могут быть крупные контракты и заказы, переезды, реакция на действия конкурентов, налоговое планирование, организация расчетов, пересмотр договоров. Далее в конфликт вступают срочные, но не важные (отправка корреспонденции, мелкие заказы, взаиморасчеты на небольшие суммы, незначительные совещания, малозначимые обещания) и важные, но не срочные (написание книги, поиск стратегического инвестора, развитие новых направлений в бизнесе, защита диссертации и т. д.) дела. Несрочные и неважные отбрасываются или перепоручаются подчиненным. Но это - теория.
Когда же речь идет о незапланированной ежедневной практике, то первыми, как правило, делаются неважные срочные дела - так как они обычно проще в исполнении (отправить почту проще, чем заключить важный контракт). Далее выполняются неважные и несрочные, но тоже простые дела (перестановка в офисе, очистка рабочего стола, установка видеокарты на компьютер и т. д.). И только потом начинается выполнение важных и срочных дел (они требуют подготовки, ответственности и напряжения), а на не срочные, но важные ни времени, ни сил вообще не остается.
Правильное управление временем заключается в том, чтобы отдать приоритет важному и срочному. И не забыть о несрочных важных делах - именно в этой сфере находится все перспективное, дела будущего, новые стратегии. На разработку будущих стратегий, научную работу, на перспективное планирование нужно обязательно выделять несколько часов в день.
Принцип технического планирования и планирования по обстоятельствам
Он заключается в том, что дела располагаются в сетке рабочего дня в зависимости от удобства: например, выездные - в зависимости от адреса, остальные - по темам. Например, в сетке ежедневника задается несколько фиксированных событий: планерка с 9 до 10 утра, приезд начальства с 15.00 до 15.30 и курсы автовождения в 19.00. Тогда то, что должно быть готово к приезду начальства, располагается в промежутке с 10.00 до 15.00, а встречи в городе относятся на конец рабочего дня, чтобы в офис уже не возвращаться. Для такого планирования, соответственно, используются разнообразные ежедневники, органайзеры, программы типа lotus или outlook и т. д.
Принцип обратного планирования
За точку отсчета берется конечный результат. Например, нужно участвовать в выставке, которая состоится через 2 месяца. Точка отсчета - это «через 2 месяца», например 30 ноября. Начинается обратное планирование: чтобы 30 ноября поучаствовать в выставке, нужно внести оплату не позднее 20 ноября (а чтобы получить скидку - то не позднее 15 октября), зарезервировать место не позднее 10 ноября (а чтобы получить хорошее место - то не позднее 20 октября), смонтировать стенд не позднее 29 ноября. Если учесть, что монтаж стенда займет сутки, дорога - еще сутки, производство его с момента заказа до получения на склад - еще 10 дней, создание проекта стенда еще 5 дней, то начинать придумывать стенд нужно самое позднее 10-12 ноября. Выставочные образцы лучше запустить в производство за месяц до транспортировки, то есть 25-27 октября. К тому времени нужно уже точно знать, какая именно продукция будет выставляться и какой метраж в какой части павильона будет занят. А еще нужно выделить средство, высвободить сотрудников... в общем и целом, оптимальное время для проведения рабочего совещания и начала планирования выставки - начало октября.
То есть выставка через 2 месяца, а времени мало.
Пожиратели времени
На работе главные пожиратели времени - это многочасовые совещания с обязательным присутствием. В быту - телевизор. И на работе, и в быту непропорционально много времени «съедают» автомобильные пробки и медленный Интернет. А также процессы, требующие постоянного внимания, такие как беседы с подчиненными, варка вишневого варенья или постоянные выяснения отношений с супругом. От многих из них можно избавиться и сэкономить не только время, но и нервы.
Шесть правил: на чем нельзя экономить
Стремление экономить время везде и во всём естественно для управленца. Но есть ряд вещей, на которые на самом деле стоит потратить время. Перечень их довольно условен, но формирует общее представление о том, на что временная экономия распространяться не должна.
- Не экономить на подготовке. Самая лучшая экономия времени – это умение делать все с первого раза. Поэтому стоит потратить лишние часы на предварительную подготовку - в дальнейшем это даст многократную экономию.
- Не стоит экономить время на оценке ситуации. Есть такой специальный тест: людям дается тестовый лист с довольно простыми, но все же требующими размышления вопросами. Вопросы касаются тех качеств, которыми должен обладать хороший руководитель. Задача - заполнить тест как можно скорее. В инструкции к тесту сказано: «Перед заполнением прочитайте тест до конца, это может быть полезным». Как правило, все бросаются в спешке заполнять тест, не прочитав даже первую страницу целиком. А в конце теста говорится, что для прохождения теста достаточно ответить на один любой вопрос из списка. Естественно, выигрывает тот, кто, прежде чем заполнять тест, удосужился дочитать его до конца. Ситуация игровая, но таких предостаточно и в жизни.
- Не жалеть времени на обучение. «Лучше день потерять, а потом за 5 минут долететь», — так говорил в мультфильме «Ноги, крылья и хвосты» Ворон Страусу, пытаясь научить последнего летать. Ворон так и не научил Страуса летать. Но тем не менее время, потраченное на качественное обучение, никогда не бывает потраченным зря. Как правило, оно приносит большие дивиденды в дальнейшем.
- Нельзя экономить на перспективном. Даже если текущие вопросы кажутся гораздо более важными в силу своей злободневности, стратегическое планирование, размышление над делами и идеями далекого будущего - необходимая часть дня не только для генерального директора, но и для любого сотрудника.
- Нельзя экономить на себе и своем здоровье: на бассейне и фитнес-клубе, на парикмахерской или здоровом питании, на чтении книг или общении с любимыми. Здоровый психически и физически, уравновешенный и бодрый человек способен работать четче и делать больше работы за то же время. Изможденный ночным бдением за компьютером и двумя литрами кофе человек за сутки сделает столько, сколько отдохнувший человек за 8 часов.
- Не стоит нестись по жизни галопом. Не отказывайте себе в простых вещах - утром замешкаться и взглянуть в окно, остановиться на улице и посмотреть на небо - а ведь большинство людей не скажут вам, какого оно сегодня цвета. Поужинать с семьей, полить цветы или бесцельно пройтись по улице - просто побыть с самим собой и вспомнить, что «лучший день - это сегодня». На этом нельзя экономить.